Quy trình công chứng điện tử tại TP.HCM (5 bước)
Theo Điều 52 Nghị định 104/2025/NĐ-CP:
1. Khởi tạo giao dịch công chứng điện tử
o Công chứng viên và người yêu cầu công chứng đăng nhập vào nền tảng công chứng điện tử bằng tài khoản đã đăng ký.
o Công chứng viên khởi tạo giao dịch, nhập thông tin và tải lên văn bản giao dịch dưới dạng thông điệp dữ liệu hoặc văn bản đã ký số.
2. Xác nhận nội dung giao dịch
o Người yêu cầu công chứng tự đọc hoặc yêu cầu công chứng viên đọc nội dung văn bản trên nền tảng.
o Nếu đồng ý, người yêu cầu công chứng xuất trình giấy tờ tùy thân và tài liệu liên quan (CMND/CCCD, giấy tờ sở hữu, hợp đồng…).
3. Kiểm tra và đối chiếu giấy tờ
o Công chứng viên kiểm tra tính xác thực của giấy tờ qua cơ sở dữ liệu (nếu có).
o Chuyển đổi giấy tờ thành thông điệp dữ liệu và tải lên hệ thống.
4. Ký số và đóng dấu thời gian
o Công chứng viên ký số vào văn bản công chứng điện tử.
o Tổ chức hành nghề công chứng cũng ký số và đóng dấu thời gian.
5. Lưu trữ và cấp bản sao
• Văn bản công chứng điện tử được lưu trữ trên hệ thống.
• Người yêu cầu có thể yêu cầu bản sao điện tử hoặc bản in có mã QR để tra cứu.
Mẫu hồ sơ cần chuẩn bị
• Giấy tờ tùy thân: CMND/CCCD, hộ chiếu.
• Tài liệu giao dịch: hợp đồng, giấy tờ sở hữu, giấy ủy quyền…
• Chữ ký số cá nhân (nếu muốn ký số vào văn bản).
• Tài khoản công chứng điện tử: đăng ký tại tổ chức hành nghề công chứng hoặc Sở Tư pháp TP.HCM.
Địa chỉ hỗ trợ tại TP.HCM
• Sở Tư pháp TP.HCM: 143 Pasteur, Phường 6, Quận 3.
• Các tổ chức hành nghề công chứng: Văn phòng công chứng có đăng ký cung cấp dịch vụ công chứng điện tử (danh sách sẽ được công bố trên cổng thông tin Sở Tư pháp).
Quy định về nền tảng công chứng điện tử và cổng tham chiếu dữ liệu công chứng
Theo Điều 51 Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định về nền tảng công chứng điện tử và cổng tham chiếu dữ liệu công chứng như sau:
– Nền tảng công chứng điện tử là hệ thống thông tin được tạo lập trên môi trường điện tử cho phép các bên cung cấp, sử dụng và thực hiện dịch vụ công chứng điện tử theo quy định của pháp luật về công chứng và giao dịch điện tử, đáp ứng các điều kiện sau đây:
+ Có giải pháp, công nghệ sử dụng tài khoản định danh điện tử tối thiểu là mức độ 2 của cá nhân, tài khoản định danh điện tử của tổ chức theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử;
+ Khi cung cấp dịch vụ công chứng điện tử trực tuyến, phải có giải pháp, công nghệ xác thực tài khoản định danh điện tử đáp ứng mức độ 02 trở lên theo pháp luật về định danh và xác thực điện tử;
+ Có giải pháp, công nghệ để thu thập, hỗ trợ kiểm tra và đối chiếu, bảo đảm bản sao điện tử trong hồ sơ công chứng điện tử có nội dung đầy đủ, chính xác và khớp đúng so với bản chính theo quy định của pháp luật;
+ Có giải pháp, công nghệ video call để hỗ trợ công chứng viên tương tác với người tham gia giao dịch và hỗ trợ chụp, lưu hình ảnh người tham gia giao dịch ký văn bản công chứng;
+ Phải kết nối với cơ sở dữ liệu công chứng của địa phương nơi tổ chức hành nghề công chứng hoạt động để cung cấp thông tin cập nhật vào cơ sở dữ liệu công chứng theo thời gian thực;
+ Sử dụng phần mềm ký số đáp ứng yêu cầu của pháp luật về chữ ký số và dịch vụ tin cậy.
– Cổng tham chiếu dữ liệu công chứng là điểm truy cập chính thức để tham chiếu thông tin văn bản công chứng và các dữ liệu công chứng khác theo quy định của pháp luật.
– Cơ sở dữ liệu công chứng, nền tảng công chứng điện tử và cổng tham chiếu dữ liệu công chứng phải đáp ứng tiêu chuẩn an toàn hệ thống thông tin tối thiểu là cấp độ 3 theo quy định của pháp luật về an toàn thông tin mạng.
– Tổ chức hành nghề công chứng sử dụng nền tảng công chứng điện tử và khai thác cơ sở dữ liệu công chứng phải trả chi phí theo quy định của pháp luật.
Theo Điều 51 Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định về nền tảng công chứng điện tử và cổng tham chiếu dữ liệu công chứng như sau:
– Nền tảng công chứng điện tử là hệ thống thông tin được tạo lập trên môi trường điện tử cho phép các bên cung cấp, sử dụng và thực hiện dịch vụ công chứng điện tử theo quy định của pháp luật về công chứng và giao dịch điện tử, đáp ứng các điều kiện sau đây:
+ Có giải pháp, công nghệ sử dụng tài khoản định danh điện tử tối thiểu là mức độ 2 của cá nhân, tài khoản định danh điện tử của tổ chức theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử;
+ Khi cung cấp dịch vụ công chứng điện tử trực tuyến, phải có giải pháp, công nghệ xác thực tài khoản định danh điện tử đáp ứng mức độ 02 trở lên theo pháp luật về định danh và xác thực điện tử;
+ Có giải pháp, công nghệ để thu thập, hỗ trợ kiểm tra và đối chiếu, bảo đảm bản sao điện tử trong hồ sơ công chứng điện tử có nội dung đầy đủ, chính xác và khớp đúng so với bản chính theo quy định của pháp luật;
+ Có giải pháp, công nghệ video call để hỗ trợ công chứng viên tương tác với người tham gia giao dịch và hỗ trợ chụp, lưu hình ảnh người tham gia giao dịch ký văn bản công chứng;
+ Phải kết nối với cơ sở dữ liệu công chứng của địa phương nơi tổ chức hành nghề công chứng hoạt động để cung cấp thông tin cập nhật vào cơ sở dữ liệu công chứng theo thời gian thực;
+ Sử dụng phần mềm ký số đáp ứng yêu cầu của pháp luật về chữ ký số và dịch vụ tin cậy.
– Cổng tham chiếu dữ liệu công chứng là điểm truy cập chính thức để tham chiếu thông tin văn bản công chứng và các dữ liệu công chứng khác theo quy định của pháp luật.
– Cơ sở dữ liệu công chứng, nền tảng công chứng điện tử và cổng tham chiếu dữ liệu công chứng phải đáp ứng tiêu chuẩn an toàn hệ thống thông tin tối thiểu là cấp độ 3 theo quy định của pháp luật về an toàn thông tin mạng.
– Tổ chức hành nghề công chứng sử dụng nền tảng công chứng điện tử và khai thác cơ sở dữ liệu công chứng phải trả chi phí theo quy định của pháp luật.